Tornano i congressi dopo il lockdown:
“Ripartiamo in sicurezza”

Il virus ha allentato la presa e l’Italia si sta risvegliando dal letargo forzato della quarantena. Seppur tra mille incognite, interi settori produttivi stanno ripartendo: dal turismo al commercio, dai servizi all’industria, passando per cinema, teatri e ristoranti. Anche il settore degli eventi e dei congressi sta riaccendendo i motori. La Conferenza delle Regioni ha aggiornato e integrato le linee guida per la riapertura, inserendo anche le indicazioni per congressi, fiere ed eventi. Così, i professionisti del settore, che durante la “fase 2” hanno messo in pratica strategie alternative per continuare a sviluppare eventi e formazione, adesso si stanno preparando a tornare alla normalità.

Anche se la ripartenza ufficiale per gli eventi residenziali come seminari, congressi, workshop e conferenze, è stata fissata al 15 luglio dal recente Dpcm, oltre la metà delle regioni italiane ha già autorizzato la riapertura, rispettando le linee guida per la sicurezza. Tra le regole fissate dalle regioni vi è il limite al numero partecipanti agli eventi, da valutare in base alla capienza degli spazi individuati, così da garantire il distanziamento interpersonale. E ancora, ingressi separati per entrata e uscita, sanificazione degli strumenti per le presentazioni e regolare pulizia e disinfezione degli ambienti, soprattutto al termine di ogni attività di un gruppo di utenti.

Tutti accorgimenti su cui gli esperti del settore si stanno concentrando per ripartire in sicurezza. “Durante la quarantena abbiamo affinato nuovi strumenti e strategie, con l’obiettivo di trasformare eventi e attività residenziali in format da vivere integralmente online, adesso siamo pronti a ricominciare anche con gli eventi residenziali”. A parlare è Alessia Milella, amministratore delegato di Biba Group, azienda che da oltre 30 anni si occupa di congressi, con un’esperienza specifica nel mondo della sanità, con più di 3.500 eventi organizzati e sedi a Palermo, Milano, Verona e Nuoro.

Alessia Milella

La quarantena è ormai alle spalle, come vi state preparando ad affrontare questo nuovo inizio?

“Stiamo monitorando attentamente l’evolversi della situazione, anche se fortunatamente il peggio sembra essere passato. Per quanto ci riguarda, siamo pronti a riprendere l’attività congressuale seguendo le adeguate precauzioni e attuando tutte le procedure necessarie per rendere gli eventi nelle nostre strutture il più possibile privi di rischi. Rispettando, in particolare, le linee guida stilate da Federcongressi, associazione di cui la nostra azienda fa parte”.

Ci sono già eventi residenziali in programma per i prossimi mesi?

“Sì, accanto alle attività a distanza che hanno caratterizzato gli ultimi mesi, è pronto un calendario di eventi res a cui stiamo lavorando. A ottobre, in particolare, sperimenteremo una formula innovativa per un importante congresso nazionale. Sarà un congresso diffuso, che si svolgerà in quattro città italiane, questo per ridurre gli spostamenti tra le regioni e per concentrare il minor numero di persone in un determinato luogo. È un evento dislocato in più sedi, un’alternativa inedita al classico congresso nazionale che normalmente richiama un alto numero di partecipanti”.

Nel frattempo, non siete stati con le mani in mano, come è cambiato il vostro lavoro durante il lockdown?

“Abbiamo lavorato cercando di perfezionare il più possibile i nuovi strumenti disponibili, lanciando il progetto E-Biba. Una piattaforma di servizi complementari tra loro con cui abbiamo adattato le esigenze del Mice alle limitazioni imposte dalla quarantena. Dai congressi online, traslando in maniera precisa ed efficace le necessità e le abitudini di un evento residenziale, ai webinar, con un sistema completamente digitale, diretto, one-to-many, che permette di mettere in collegamento oltre duemila persone. Abbiamo lavorato anche sulla formazione a distanza, con una piattaforma hi-tech personalizzata, con cui raccogliere e mettere a disposizione, in un unico ambiente digitale, quanto prodotto dagli eventi live o dai webinar formativi”.

In molti settori professionali, la pandemia ha accelerato certi processi che erano già iniziati e che si sarebbero comunque concretizzati nei prossimi anni. È stato così anche per il vostro lavoro?

“Direi di sì, webinar, congressi online e formazione a distanza, sono opportunità importanti che continueranno a convivere accanto agli eventi residenziali. In questi mesi ci siamo accorti di quanto sia strategica una visione che metta insieme questi due approcci così diversi, ma che possono rivelarsi anche complementari. Oggi più che mai vogliamo dare il nostro contributo affinché tutti i professionisti possano continuare a formarsi adeguatamente, anche in vista delle sfide del futuro”.